Errores frecuentes de comunicación en correos del trabajo
¿Te ha pasado que dedicaste varios minutos a redactar un correo y la tasa de respuesta fue baja?
Ya sea porque el equipo de trabajo lo dejó pasar, tu cliente olvidó contestar y vos te quedaste esperando señales de humo con la gran molestia del tiempo “perdido” por redactar el mensaje.
No sos la única persona en esa situación. Resulta que es más común de lo que imaginás. Por pasados clientes me he dado cuenta de que una frase común es: “Eso es obvio, no es necesario decirlo”.
Lamento decirte que en tu cabeza sí lo es, pero cada cabeza es un mundo. Por lo tanto, mejor invertir unos minutos para explicarlo y te ahorrarás futuras frustraciones y conflictos innecesarios.
No obstante, he notado que hay un patrón que se repite y por ello te menciono al menos 3 errores que podés dejar ir hoy mismo para que tengás una respuesta mucho más inmediata:
#1: Tu mensaje no es claro, tiene párrafos extensos y, muy probablemente, ni siquiera lleva comas o puntos que permitan tomar un respiro al leerlo.
Para tu cerebro, eso implica un esfuerzo mayor para prestar atención en medio de muchos estímulos a su alrededor.
De hecho, se ha comprobado científicamente que el tiempo de atención viene en descenso debido al mundo actual donde la tecnología nos lleva a un frecuente multitasking: del año 2000 al 2015 los niveles de atención bajaron de 12 segundos a 8.25.
Solución: Usá viñetas o bullets, así como párrafos más cortos y usá la puntuación. Además, tené claro qué deseás comunicar aunado a una dosis de amabilidad.
#2: Tu mensaje está cargado de verbos pasivos o lleva varios verbos seguidos que perfectamente se podrían decir de una manera más directa y activa.
Por ejemplo, en vez de decir “se espera haber recolectado 5 mil firmas” se puede decir “se espera recolectar 5 mil firmas”
Solución: Usá menos palabras y verbos. Entre más palabras, más difícil de entender el mensaje.
#3: Tu mensaje no es directo ni específico.
Por temor a que suene confrontativo, das varias vueltas sin especificar qué necesitás exactamente de las personas copiadas en el correo. No hay fechas límite de entrega o deadlines ni pasos o instrucciones claras y precisas.
Solución: Explicá las instrucciones, pasos necesarios, poné fechas, horas, cantidad de personas, ubicaciones y pedilas en el correo, pero no lo dejés en manos de creer que eso “se sobreentiende”.
Aquí te dejo un ejemplo de “antes y después”:
Antes:
“El cliente ha confirmado que desea proceder con el proyecto. Para ello es necesario que firme el contrato cuanto antes, de lo contrario no se puede avanzar. Recuerden revisar los pasos de cómo firmarlo en la carpeta ubicada en Drive.”
Este mensaje, además de ni siquiera saludar, tiene verbos de sobra, no especifica fechas ni los pasos que le ahorren el tiempo a su audiencia de tomar acción. Por ello, esta nueva versión sí contempla eso.
Después:
“Buenos días:
El cliente confirmó que procederá con el proyecto. Para ello es necesario que firme el contrato antes del próximo viernes 28 de julio a las 4 pm. Les recuerdo que los siguientes pasos:
A) Abrir este enlace y descargar el contrato
B) Si es firma digital, ambas partes deben firmarlo igual
C) Una vez firmado, enviarlo a este correo”
Aplicá estos cambios y notarás respuestas mucho más inmediatas y, por lo tanto, un ambiente laboral mucho más eficiente, comunicativo y productivo.
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