Poner deadlines o plazos: Parte 2 de serie “Formas de comunicarte con tu equipo”
El tema de hoy me recuerda a Forrest Gump.
Aquel momento cuando decide correr, de la nada, por EE.UU. y acumula 3 años, 2 meses, 14 días y 16 horas.
Quizás, también, recordés la frase de Jenny: “¡Corre, Forrest, corre!”
Al ver esas escenas me dan ganas de correr también (no sé si a vos te pasa igualmente).
Quizás, es por la sensación de alcanzar una meta, tener un resultado, probar que somos capaces y descubrir cuán resilientes somos.
Pero, hoy no vengo a hablar de la analogía de correr como superación personal.
Es otro tipo de analogía: la que vivimos en el trabajo.
En otras palabras, cuando vamos corriendo detrás del “Forrest” de la oficina porque no ha entregado lo que se había acordado. Me refiero a ese entregable que tenía fecha y hora, pero no es así, pareciera que se desaparece entre los escritorios y no damos con él.
Y tu mente dice: “¡qué pereza, activemos modo perseguidora!” (Casi que a lo Avengers).
Por eso, en la serie especial de este mes, “Formas de comunicarte con tu equipo”, hoy ahondaremos en cómo dejar deadlines, o fechas de entrega, claros para obtener resultados puntuales.
Analicemos estos 5 ejemplos:
¿Es posible tener esto listo para este viernes a las 5 pm?
Da una fecha y hora y valida con el equipo si es posible. Es una pregunta que puede abrir un espacio de negociación, pero, es clave instar a la responsabilidad de asumir el compromiso.
2. Equipo, nos piden tener esto listo para este viernes a las 5 pm. Si alguno no puede debido a otros proyectos, hablémoslo y reacomodamos los To-Do’s.
Hay una oportunidad para negociar recargas de trabajo y, por lo tanto, a conectar con los colaboradores lo que es humanamente posible, ayuda a priorizar y dar una dosis de motivación individual.
3. ¿Me pueden precisar cuándo puede quedar listo esto?
Delega la responsabilidad en quienes ejecutarán la tarea. Eso permite que sea el equipo mismo quien diga cuándo es viable (y quitar la sensación de que fue impuesto).
4. Les agradezco darle prioridad a este proyecto, el cliente lo espera para este viernes a las 5 pm. Por ello, les agendé una reunión el jueves para que lo revisemos antes.
Además de dar fecha y hora, incrementa las probabilidades de cumplimiento al convocar una sesión previa de revisión.
5. De antemano, agradezco la puntualidad con la entrega de este proyecto, ya que hemos tenido inconvenientes pasados con este cliente.
Aquí hay dos palabras claves “puntualidad” e “inconvenientes”, es decir, hay un contexto de porqué la urgencia. Dar contexto ayuda a los equipos a tener un propósito y eficiencia ante el compromiso.
Así que, te pregunto:
1. ¿Das fecha y hora?
2. ¿Das contexto?
3. ¿Agendás sesiones de revisión y las comunicás antes?
4. ¿Revisás el balance de tareas para confirmar que es viable concretarlo?
5. ¿Valorás cuáles opciones se pueden negociar?
Te invito a compartir y hablar este tema con tu equipo y colegas, porque entre más personas toman conciencia de estos pequeños ajustes, más rápido serán los resultados dentro y fuera de la empresa.
Y más felices todos sin tener que correr 3 años, 2 meses, 14 días y 16 horas.
Pst. En otros temas…¿Decís muchas muletillas? Estos 20 conectores te ayudarán a enriquecer tu vocabulario mientras tu cerebro construye un mensaje al hablar (y también al escribir).
¡Esto es todo por el momento!
Te deseo un exitoso cierre de semana,
Fabiola.
